como Crear Cartas modelo en Word

a Veces, es posible que desee crear una carta que usted va a enviar a un montón de gente diferente, pero que te gustaría que ciertas partes de ella para ser individualizado para cada destinatario: componentes tales como el saludo, nombre, dirección, etc. En la Palabra de la jerga, esto significa que usted debe crear una carta, que es muy fácil de hacer.

Antes de comenzar con las cartas, usted debe asegurarse de que usted tiene una base de datos ya la instalación con todos los campos que desea incluir. Una base de datos puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Excel con columnas para el nombre, apellido, dirección, etc.

Palabra puede importar datos desde Excel, Access, y documentos de texto. Si usted no tiene ya una base de datos de configuración, siempre se puede crear dentro de la Palabra, que yo te mostraré cómo hacerlo.

Crear Cartas modelo en Word

Para empezar, cree un documento que tiene el texto estándar como en el ejemplo de la carta de Navidad a continuación:


 blank

Observe cómo que no tiene ningún saludo, dirección, etc. porque esos todos se añadió más tarde como campos en nuestra carta. La primera cosa que usted necesita hacer es hacer clic en
Seleccione los Destinatarios en el
Correosficha:


Seleccionar Destinatarios

aquí es donde puede agregar a la gente que va a recibir la carta o importar una lista desde un archivo de base de datos.


Destinatario menú Desplegable

Usted puede hacer clic en
Tipo de la Nueva Listasi usted desea crear la lista dentro de la misma Palabra. Para importar, haga clic en
Usar Lista Existente. En este ejemplo, sólo tendremos que escribir la lista.


Lista de Direcciones

Nota: Cuando vaya a guardar la lista de destinatarios, Word le pedirá una ubicación en el disco duro para guardar el archivo de datos que se creará.

una Vez que guarde su lista de destinatarios, te darás cuenta de que muchos de los iconos que están en el
Correosde la cinta se puede hacer clic ahora.

para empezar A añadir campos al formulario carta, haga clic en un punto en el documento para indicar dónde desea que el campo para ser colocado y, a continuación, haga clic en
Dirección de Bloque.


Bloque de Direcciones

Esto traerá la
Insertar Bloque de Direccionescuadro de diálogo.


 address-block-word

haga Clic en
ACEPTARpara ir con el formato predeterminado y usted debe obtener algo que se parece a esto:


la Dirección de Bloque Insertado

a continuación, añadir una
Entrardespués de la
Bloque de Direccionespara mover el texto hacia abajo una línea, a continuación, haga clic en el
Línea de Saludoicono:


Línea de Saludo Icono de

Esto traerá la
Insertar Línea de Saludocuadro de diálogo.


 word-greeting-line

una Vez más, vamos a ir con el formato predeterminado y haga clic en el
ACEPTARbotón.

a continuación, marque donde dice , haga clic con el ratón, seleccione
Párrafoy, a continuación, marque la casilla junto a
que no agregar espacio entre párrafos del mismo estilo.

Esto hará que el bloque de la dirección encajan correctamente en lugar de tener una línea en blanco entre cada parte de ella.


 dont-add-space-word

a Continuación, haga clic en el
vista previa de los Resultadosicono situado en la ficha Correspondencia, en la cinta de opciones.


 preview-results

en Lugar de la dirección de bloque indicador de campo, usted debe ahora ver el contenido real enumerados en el documento de Word.


la Primera vista previa

Cuando hayas terminado con la vista previa, haga clic en el
vista previa de los Resultadosicono para desactivar la vista previa. La próxima, a ver cómo agregar otros campos, haga clic en apenas pasado el en el documento para hacer que su posición actual, a continuación, haga clic en el
Insertar Campo de Combinaciónicono.


Instantánea Campo de Combinación Icono de

Usted debe obtener algo como esto:


Instantánea Campo

Elija
País o Región, a continuación, haga clic en el
Insertarbotón.


Insertar Campo de Combinación

Pruebe a hacer clic en el
vista previa de los Resultadosicono de nuevo para ver cómo se ve. Aquí está mi ejemplo a continuación:


el País Añadido vistas previas

Ahora que la carta está configurado correctamente, puede hacer cosas más avanzadas como la configuración de reglas. Las reglas le permiten mostrar texto para ciertos destinatarios y ocultar a los otros. Para empezar, haga clic en el
Reglasbotón.


las Reglas

Usted verá un menú desplegable con varias opciones como Pedir, Relleno, etc.


las Reglas de menú Desplegable

Para nuestro ejemplo, vamos a elegir
If…then…Else, que nos llevará a la siguiente ventana:


 mail-merge-rules

Cambiar el
nombre del Campo: a
Country_or_ Región, y el tipo
estados UNIDOSen el
Comparar:campo. A continuación, añadir un poco de texto para las cajas donde dice
Insertar este texto y
de lo Contrario, la inserción de este texto.

En este ejemplo, si el beneficiario vive en los estados UNIDOS, van a obtener el texto
Feliz Navidadse inserta en su carta, mientras que todos los demás el mensaje
Temporadas Saludos.

esto es lo que se verá como una vez que usted haga clic en el
ACEPTARbotón y, a continuación, el
vista previa de los Resultadosbotón.


Agregar Feliz Christmass mensaje

a continuación, la nota de la
vista previa de los Resultadosde la sección:


vista previa de Resultados de la Sección

Aquí puede hacer clic en los botones de flecha (cuando
vista previa de los Resultadosestá encendido) a la izquierda y a la derecha del número para desplazarse a través de todas las cartas que se envían. De esta manera usted puede asegurarse de que todas sus letras se mira a la derecha antes de imprimir o enviar por email.

Nota: Los campos coincidentes de la opción de menú bajo
Reglases para que coincidan los nombres de campo en una base de datos con los nombres de encabezado en la lista de destinatarios.

También para que sea más fácil ver de donde has campos insertados en el documento, utilice el
Resalte
Campos de Combinaciónbotón.


Resaltar Campos

Es una palanca se puede encender y apagar a su discreción. Finalmente, cuando estés contento con tu carta, haga clic en el
y Acabado de Mezclaicono:


Finalizar & Merge

Usted debe conseguir este menú desplegable con tres opciones.


y Acabado de Mezcla menú Desplegable

Elija
Editar Documentos Individualespara obtener Word para combinar todas sus letras juntas en un gran documento que usted puede buscar a través de antes de imprimir o enviar como un correo electrónico.

Como puede ver, la creación de cartas con la Palabra ya no es la tarea de la que una vez fue y usted puede crear y enviar documentos de forma rápida y sencilla. Si usted tiene alguna pregunta, siéntase libre de comentar. ¡A disfrutar!

Preguntas frecuentes

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