Cómo Filtrar Datos en Excel

hace poco escribí un artículo sobre
cómo utilizar las funciones de resumen en Excelpara resumir fácilmente grandes cantidades de datos, pero que el artículo se tomaron en cuenta todos los datos en la hoja de cálculo. ¿Y si sólo desea buscar un subconjunto de datos y resumir el subconjunto de datos?

En Excel, puede crear filtros en las columnas que se van a ocultar las filas que no coinciden con el filtro. Además, también puede utilizar funciones especiales en Excel para resumir los datos utilizando sólo los datos filtrados.

En este artículo, voy a caminar a través de los pasos para la creación de filtros en Excel y también utilizar las funciones integradas para resumir que los datos filtrados.

Crear Filtros Simples en Excel

En Excel, puede crear filtros simples y complejos filtros. Vamos a empezar con filtros simples. Cuando se trabaja con filtros, usted siempre debe tener una fila en la parte superior que se utiliza para las etiquetas. No es un requisito para tener esta fila, pero hace el trabajo con filtros un poco más fácil.


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Arriba, tengo algunos datos falsos y quiero crear un filtro en el
Ciudadde la columna. En Excel, esto es muy fácil de hacer. Siga adelante y haga clic en el
Datosficha en la cinta de opciones y, a continuación, haga clic en el
Filtrobotón. Usted no tiene que seleccionar los datos en la hoja o haga clic en la primera fila.


 excel-data-filter.jpg.optimal

Cuando usted haga clic en Filtro, cada columna en la primera fila tendrá automáticamente un pequeño botón de la lista desplegable se añade en el extremo de la derecha.


 added-filter-excel.jpg.optimal

Ahora seguir adelante y haga clic en la flecha desplegable en la Ciudad de la columna. Vas a ver un par de opciones diferentes, que voy a explicar a continuación.


 filter-options-excel.jpg.optimal

En la parte superior, usted puede ordenar rápidamente todas las filas por los valores de la columna Ciudad. Tenga en cuenta que al ordenar los datos, se moverá la fila entera, no sólo los valores en la columna Ciudad. Esto se asegurará de que sus datos permanecen intactos como lo fue antes.

También, es una buena idea añadir una columna en la frente se llama ID y el número de uno por el número de filas que tiene en su hoja de cálculo. De esta manera, usted siempre puede ordenar por la columna ID y recuperar los datos en el mismo orden en que fue originalmente, si que es importante para usted.


 data-sorted-excel.jpg.optimal

Como puede ver, todos los datos en la hoja de cálculo es ahora ordenados en función de los valores en la columna Ciudad. Hasta el momento, no hay filas están ocultos. Ahora echemos un vistazo a las casillas de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo de filtro. En mi ejemplo, yo tengo sólo tres valores únicos en la Ciudad de columna y los tres se muestran en la lista.


 filtered-rows-excel.jpg.optimal

me fui por delante y sin marcar dos ciudades y a la izquierda marcado. Ahora solo tengo 8 filas de datos de la muestra y el resto están ocultos. Usted puede decir fácilmente que usted está buscando en los datos filtrados si usted compruebe los números de fila en el extremo izquierdo. Dependiendo de la cantidad de filas que están ocultos, verás un par de líneas horizontales y el color de los números será de color azul.

Ahora vamos a decir que desea filtrar en una segunda columna para reducir el número de resultados. En la columna C, tengo el número total de miembros de cada familia y quiero ver sólo los resultados para las familias con más de dos miembros.


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siga adelante y haga clic en la flecha desplegable en la Columna C y verás el mismo casillas de verificación para cada valor único de la columna. Sin embargo, en este caso, queremos hacer clic en
Número de Filtrosy, a continuación, haga clic en
Mayor Que. Como usted puede ver, hay un montón de otras opciones.


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Un nuevo cuadro de diálogo se abrirá y aquí puedes escribir en el valor para el filtro. También puede agregar más de un criterio con un Y o o función. Se podría decir que desea filas donde el valor es mayor que 2 y no es igual a 5, por ejemplo.


 two-filters-excel.jpg.optimal

Ahora estoy a solo 5 filas de datos: solo para familias de Nueva Orleans y con 3 o más miembros. Bastante fácil? Tenga en cuenta que usted puede borrar fácilmente un filtro en una columna haciendo clic en la lista desplegable y, a continuación, hacer clic en el
limpiar el Filtro De la Columna “Nombre”link.


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de Modo que se trata de simples filtros en Excel. Son muy fáciles de usar y los resultados son bastante recta hacia adelante. Ahora echemos un vistazo a los filtros complejos mediante la
Avanzadofiltros de diálogo.

Crear Filtros Avanzados en Excel

Si desea crear más filtros avanzados, usted tiene que utilizar el
Avanzadocuadro de diálogo de filtro. Por ejemplo, digamos que yo quería ver a todas las familias que viven en Nueva Orleans, con más de 2 miembros en su familia
Otodas las familias en Clarksville con más de 3 miembros de su familia
Ysólo aquellos con un
.EDUterminando dirección de correo electrónico. Ahora ya no se puede hacer con un simple filtro.

Para hacer esto, necesitamos configurar la hoja de Excel de manera un poco diferente. Vaya por delante y inserte un par de filas por encima de su conjunto de datos y copia de las etiquetas de encabezado exactamente en la primera fila, como se muestra a continuación.


 advanced-filter-setup.jpg.optimal

Ahora, aquí es cómo los filtros avanzados de trabajo. Primero escriba sus criterios en las columnas en la parte superior y, a continuación, haga clic en el
Avanzadobotón debajo
Ordenar y Filtraren el
Datosficha.


 advanced-filter-ribbon.jpg.optimal

Entonces, ¿qué podemos escribir en esas células? OK, así que vamos a empezar con nuestro ejemplo. Sólo queremos ver los datos de Nueva Orleans o de Clarksville, así que tipo de esas en las celdas E2 y E3.


 advanced-filter-city.jpg.optimal

Cuando usted escriba los valores en filas diferentes, que significa O. Ahora queremos que las familias de Nueva Orleans con más de dos miembros y Clarksville las familias con más de 3 miembros. Para ello, escriba en
>2en C2 y
>3en C3.


 advanced-filters-excel.jpg.optimal

Desde >2 y Nueva Orleans están en la misma fila, va a ser un operador and. Lo mismo es cierto para la línea 3 anterior. Por último, queremos sólo a las familias .EDU terminando dirección de correo electrónico. Para ello, sólo tienes que escribir en
*.eduen ambos D2 y D3. El símbolo * significa cualquier número de caracteres.


 criteria-range-excel.jpg.optimal

una Vez hecho esto, haga clic en cualquier lugar en el conjunto de datos y, a continuación, haga clic en el
Avanzadobotón. El
Lista Sonóe campo de forma automática el conjunto de datos ya que usted hace clic en él antes de hacer clic en el botón Avanzado. Ahora haga clic en el pequeño botón a la derecha de la
rango de Criteriosbotón.


 select-criteria-range.jpg.optimal

Seleccionar todo, desde A1 a E3 y, a continuación, haga clic en el mismo botón de nuevo para volver a la Avanzada del cuadro de diálogo de Filtro. Haga clic en ACEPTAR y sus datos deben ser filtrados ahora!


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Como puede ver, ahora sólo tengo 3 resultados que coincidan con todos los criterios. Observe que las etiquetas de los criterios de distribución han de coincidir exactamente con las etiquetas para el conjunto de datos en orden para que esto funcione.

Usted, evidentemente, puede crear mucho más complicado de consultas mediante este método, por lo que jugar con él para conseguir los resultados deseados. Por último, vamos a hablar sobre la aplicación de la suma de las funciones de filtrado de datos.

Resumiendo los Datos Filtrados

Ahora, digamos que yo quiero para resumir el número de miembros de la familia en mis datos filtrados, ¿cómo pude hacer eso? Bueno, vamos a limpiar el filtro, haga clic en el
Borrarbotón en la cinta de opciones. No te preocupes, es muy fácil de aplicar el filtro avanzado de nuevo simplemente haciendo clic en el botón opciones Avanzadas y haga clic en ACEPTAR de nuevo.


 clear-filter-in-excel.jpg.optimal

En la parte inferior de nuestro conjunto de datos, vamos a agregar una célula llamada
Totaly, a continuación, agregue una función suma para sumar el total de los miembros de la familia. En mi ejemplo, me acaba de escribir
=SUM(C7:C31).


 sum-total-excel.jpg.optimal

Así que si miro a todas las familias, tengo 78 miembros en total. Ahora vamos a seguir adelante y volver a nuestro filtro Avanzado y ver qué pasa.


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¡Vaya! En lugar de mostrar el número correcto, 11, sigo sin ver el total es de 78! ¿Por qué es eso? Así, la SUMA de la función de no ignorar las filas ocultas, por lo que se sigue haciendo el cálculo con todas las filas. Por suerte, hay un par de funciones que se pueden utilizar para ignorar las filas ocultas.

La primera es
SUBTOTAL. Antes de utilizar cualquiera de estas funciones especiales, usted va a querer limpiar su filtro y, a continuación, escriba en la función.

una Vez que el filtro está desactivada, vaya por delante y el tipo de
=SUBTOTAL(y usted debería ver un cuadro desplegable que aparece con un montón de opciones. El uso de esta función, en primer lugar elija el tipo de la suma de función que desea utilizar mediante un número.

En nuestro ejemplo, quiero usar
SUMA, por lo que me gustaría escribir en el número 9 o haga clic sobre el botón de la lista desplegable. A continuación, escriba una coma y seleccione el rango de celdas.


 subtotal-function.jpg.optimal

Cuando usted presione entrar, usted debe ver el valor de 78 es el mismo que anteriormente. Sin embargo, si ahora se aplica el filtro de nuevo, vamos a ver 11!


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Excelente! Eso es exactamente lo que queremos. Ahora usted puede ajustar los filtros y el valor será siempre reflejan sólo las filas que se está mostrando actualmente.

La segunda función que funciona casi exactamente el mismo que el SUBTOTAL de la función es
AGREGADO. La única diferencia es que hay otro parámetro en la función de AGREGADO, donde tienes que especificar que desea ignorar las filas ocultas.


 aggregrate-function.jpg.optimal

El primer parámetro es la suma de la función que desee utilizar y, como con el SUBTOTAL, el 9 representa la función SUMA. La segunda opción es donde usted tiene que escribir 5 a ignorar las filas ocultas. El último parámetro es el mismo y es el rango de celdas.

también puede leer mi artículo sobre las funciones de resumen para aprender a
uso de la función de AGREGADO y otras funciones como el MODO, la MEDIANA, la MEDIA, etc. en más detalle.

Esperamos que este artículo le da un buen punto de partida para la creación y el uso de filtros en Excel. Si usted tiene alguna pregunta, siéntase libre de publicar un comentario. ¡A disfrutar!

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